Передавать бухгалтерию сторонним подрядчикам для руководителя может быть достаточно тяжело. Новый партнер получит доступ к базе документов, возможно, к коммерческим тайнам. Какие риски подстерегают вас как клиента? Как понять, что вы выбрали добросовестную фирму, который будет защищать именно ваши интересы? Читайте наши советы о том, что нужно предусмотреть и как можно проверять подрядчика.

Компания-подрядчик получает доступ к секретным данным и документам

Как обезопасить коммерческие тайны фирмы от разглашения? В первую очередь стоит выбирать надежного аутсорсера в Екатеринбурге. Ориентируйтесь на «возраст» компании и круг бывших партнеров. Убедитесь, что фирма зарекомендовала себя на рынке как добросовестная компания, которая не подводила клиентов. Изучите отзывы их бывших партнеров и, если необходимо, обратитесь к ним за консультацией напрямую. Оговорите с подрядчиком и юристом системы защиты данных, которые они используют в своей работе, системы паролей, возможность использования электронной подписи и прочие нюансы, которые помогут защитить информацию от утечки.

Ошибки при ведении документов

Никто не застрахован от ошибок в важных бумагах, но этот риск необходимо свести к минимуму. Важно удостовериться, что у ваших новых партнеров современная технологическая база, которая исключает опечатки в документах и сбои в вычислительных программах. Однако даже в этом случае имеет смысл назначить в своей компании ответственного сотрудника, который периодически — по договоренности с вами — будет выборочно проверять бумаги и сверять отчетность. Это может быть сам руководитель или служащий.

Недобросовестное ведение документооборота

Выбирая подрядчика, убедитесь, что составили корректный договор: прописали в нем все необходимые виды работ, включая подачу налоговой отчетности и прочих документов в контролирующие органы. К сожалению, некоторые петербургские компании-аутсорсеры могут предоставлять клиенту некачественные услуги: срывать сроки подачи бумаг, затягивать поиск новых сотрудников, срывать дедлайны по подготовке отчетов. Как правило, трудности возникают в те моменты, когда сам фирма-подрядчик переживает кризис — недостаток кадров или финансов.

Вам как клиенту лучше всего следить за важными контрольными точками в бухгалтерском документообороте. Попросите своих партнеров составить план-график подготовки бумаг на ближайший год, и вы сможете проверять степень их готовности и своевременное передвижение. При составлении договора с фирмой-подрядчиком оговорите, какую ответственность несут обе стороны в случае срыва сроков.

Недобросовестное распоряжение ресурсами клиента

Еще один риск — недобросовестное использование средств клиента или даже их присваивание. Договоритесь с подрядчиками о том, чтобы получать любые данные о деятельности компании в удобное для вас время. Лучше, если это будет не просто пересылка документа или информации, но и консультация по любым вопросам. Сам руководитель или ответственный сотрудник, который отвечает за общение с подрядчиком, получит пояснения по передвижению средств компании в нужный момент.